Comité pour le Concours Jean-Pictet - Politique de protection des données personnelles

Introduction

Cette politique a pour objectif d'encadrer les traitements de données à caractère personnel et le respect des droits des personnes concernées dans le cadre des activités du Comité pour le Concours Jean-Pictet (CCJP), association de droit français sans but lucratif.
Les textes de référence de cette politique sont le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) et la loi française dite « Informatique et Libertés ». Les notions utilisées dans cette politique sont définies dans le RGPD, notamment les notions de traitement, de données personnelles ou données à caractère personnel, de personnes concernées et de responsable de traitement.

1. Principes généraux

La confidentialité et le respect des personnes font partie intégrante de la culture du CCJP. Le CCJP garantit à chaque instant la confidentialité et la sécurité des informations de ses contacts et permet l’accès, la modification ou la suppression des données à caractère personnel aux personnes concernées ; toutefois, pour les personnes sélectionnées pour participer au Concours en tant que candidats ou que volontaires, les données personnelles nécessaires au bon déroulement de ladite édition du Concours ne peuvent être supprimées avant la fin de celle-ci.
Les règles de confidentialité qui suivent visent à indiquer quelles informations le CCJP collecte, pour quelles finalités et comment il les traite. Conformément aux règlements en vigueur, cette politique s’efforce d’utiliser une terminologie et des formulations claires et compréhensibles.
En aucun cas, le CCJP ne donne accès à des tiers aux informations personnelles qui lui sont confiées pour une utilisation commerciale de ces informations. Ces informations ne servent qu’à assurer une haute qualité des services proposés par le CCJP.
Par ailleurs, le site Internet du CCJP (www.concourspictet.org) ne recueille pas de données personnelles – absence de « cookies ». Le CCJP ne collecte ni données de connexion ni données de localisation. Pour les réseaux sociaux (principalement Facebook, LinkedIn et Twitter), la protection des données est définie par la politique de protection des données du réseau social concerné.
L’Administrateur du Concours, qui peut être contacté à admin@concourspictet.org , est le relais privilégié quant aux questions relatives aux données à caractère personnel. Il veille à la conformité au RGPD au sein du CCJP, accompagne les volontaires lors de la mise en œuvre de traitements, aide l'instruction des demandes liées à la protection des données personnelles, informe et sensibilise les volontaires. L’Administrateur est également Responsable de la Sécurité des Systèmes d'Information (RSSI) et veille à la bonne gestion de la sécurité de l'information. Le responsable de traitement est le CCJP, qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

2. La finalité du traitement, les transferts et la pertinence des données

2.1 Organisation du Concours

Le traitement des données à caractère personnel recueillies via le processus de candidature au Concours comme participant ou comme volontaire du Concours, avec le consentement explicite de la personne concernée, a plusieurs objets :
- Vérifier la conformité des candidatures aux conditions posées par le Règlement et procéder à la sélection des équipes et à celles des volontaires (nom, prénom, date de naissance, informations telles qu’incluses dans le CV fourni) ;
- Permettre la communication entre l’Administrateur du Concours et les candidats et volontaires (adresse email) ;
- Faciliter le processus administratif de voyage et d’hébergement (nom, prénom, genre, nationalité, copie du passeport, horaires de voyage, données requises pour le soutien à l’obtention d’un visa). Selon la législation applicable au lieu de la tenue du Concours, les noms, prénoms, genre, nationalité, copie du passeport peuvent être communiquées à la société assurant l’hébergement des participants et des volontaires. Si nécessaire, ces données peuvent également être transmises aux organismes en charge de la délivrance de visa ou soutenant celle-ci et/ou aux sociétés délivrant les titres de transport utilisés pour se rendre sur les lieux du Concours. L’attention des personnes concernées est attirée sur le fait que des transferts peuvent dans ce cadre avoir lieu vers des pays considérés comme non adéquats. Le CCJP sera particulièrement attentif aux risques que de tels transferts pourraient impliquer ;
- Permettre aux participants, au jury et aux autres personnes impliquées dans l’organisation d’avoir la liste nominative des personnes, en lien avec leur établissement d’origine et leur photo d’identité, pour le « trombinoscope » (nom, prénom, photo) ;
- Permettre aux tuteurs/tutrices de disposer du CV des participants qu’ils/elles vont suivre (CV) ;
- Permettre l’établissement du rapport annuel destiné aux donateurs du Concours ainsi que des rapports destinés aux équipes et aux personnes de contact désignées de leur institution d’origine. La même mise en garde que ci-dessus vaut également pour les transferts effectués dans ce cadre ;
- Permettre de garder une trace des lauréats du Prix Gilbert-Apollis ou d’autres Prix décernés sur le site Internet du Concours (nom, prénom et établissement des lauréats) ;
- Prendre en compte les difficultés auxquelles pourraient faire face des participants en raison de leur condition physique ou mentale, ainsi que des données à utiliser en cas d’urgence et les contraintes alimentaires (données incluses dans le formulaire administratif).

D’autres données peuvent devoir être traitées afin d’assurer le bon fonctionnement du Concours, par exemple des coordonnées bancaires pour le remboursement de frais encourus par les participants ou les volontaires.
Par sa candidature, chaque personne exprime son consentement au traitement de ses données personnelles tel que décrit ci-dessus. À défaut, une personne ne peut être sélectionnée pour participer au Concours. Un consentement explicite est demandé à ce stade pour les cas où un tel consentement est requis.

2.2 « Annuaire des Pictéistes »

Les objectifs de l’« Annuaire des Pictéistes », document électronique produit par le CCJP, sont les suivants :
- Maintenir ou faciliter les liens entre les « Pictéistes » - alumni du Concours Jean-Pictet et autres personnes impliquées dans l’organisation, soit actuellement, soit lors d’une édition passée ;
- Disposer de renseignements permettant d’informer lesdites personnes de l’actualité du Concours, notamment sur les futures sessions, et des possibilités de soutenir ces sessions de diverses manières.

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’Annuaire des « Pictéistes » sont en Annexe. Elles ont pour objet de permettre aux Pictéistes d’établir et de maintenir des connexions avec leurs pairs. Seul le nom, prénom, l’Université d’origine, la fonction et/ou l’employeur actuel et la ville actuelle de résidence sont requises pour participer dans l’Annuaire. Les autres données (coordonnées, vie personnelle, détails de la vie professionnelle...) sont facultatives et laissées à l’appréciation de la personne concernée.
Deux fois par an, l’Administrateur contacte les personnes figurant dans l’Annuaire, en offrant la possibilité de modifier les données, sous réserve de réponse dans un délai défini pour ce qui est de l’intégration de ces modifications dans la prochaine parution de l’Annuaire.
Le CCJP s’engage :
- À ne pas transmettre à un tiers l’adresse courriel d’une personne sans son autorisation ;
- À ne pas donner ou vendre à des tiers les données de l’Annuaire ou de la base de données servant à l’établissement de celui-ci ;
- À envoyer tous les messages circulaires relatifs à l’Annuaire en « cci » – et sans utiliser le « cci » pour les messages individuels ;
- À limiter le nombre d’envois de courriels circulaires (en principe, deux demandes de vérification des données, plus deux envois de l’Annuaire par an), avec éventuellement des rappels. Occasionnellement, des messages relatifs à des évènements liés au Concours pourront être envoyés à certains destinataires déterminés, par exemple dans une zone géographique donnée ;
- À mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques et à prendre les mesures requises en cas de violation de données.

3. La conservation limitée des données

Le CCJP ne conserve pas les données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire pour atteindre la finalité du traitement, tout en respectant les limites légales et règlementaires applicables découlant du droit français et/ou du droit européen pertinent.
Les données utilisées pour une édition du Concours sont conservées jusqu’à la fin de l’année civile de ladite édition. Le formulaire administratif est détruit dans le mois suivant la fin de l’édition.
Les rapports fournis aux donateurs et aux universités sont conservés sans limitation de durée (archives). La liste des participants, éventuellement sous forme de trombinoscope est également conservée sans limitation de durée pour permettre la bonne application du Règlement du Concours et à des fins d’archivage. Les données relatives à l’Annuaire sont conservées aussi longtemps que l’Annuaire est édité. En cas d'interruption de parution pendant plus de deux années, seules les données utiles à des fins statistiques ou historiques seront conservées. Les mesures requises seront par ailleurs mises en œuvre pour garantir les droits et libertés des personnes concernées.
Pour des raisons de comptabilité (exemple : facture portant le nom de participants au Concours), de sécurité ou de gestion, certaines données peuvent être conservées selon les délais légaux en vigueur.

4. L'accès restreint aux données

Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder, dans le cadre d'une politique de gestion des accès, aux informations nécessaires à leur activité. Les règles d'accès et de confidentialité applicables aux données personnelles traitées sont définies dans ce but.

5. La sécurité

Le CCJP détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des traitements de données à caractère personnel pour éviter tout accès par un tiers non autorisé et prévenir tout perte, altération ou divulgation de données.

6. L'information et les droits des personnes

Préalablement à la mise en œuvre de ses traitements, le CCJP informe les personnes concernées. L'information est réalisée via la présente politique. Conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment le RGPD et la loi dite « Informatique et Libertés », les personnes concernées disposent des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, introduction d'une réclamation auprès de la CNIL ; et, lorsque cela est applicable : portabilité, retrait de son consentement, organisation du sort de ses données personnelles après la mort.
Chaque personne concernée peut à tout moment vérifier et mettre à jour ou supprimer les informations la concernant (en dehors des données nécessaires au bon déroulement d’une session, avant la fin de celle-ci, et des données archivées).
Chaque personne concernée reste libre de mettre fin à n’importe quel traitement de données (hors archives) par simple demande et même si elle l’avait autorisé par le passé. Les demandes doivent être adressées à l’adresse admin@concourspictet.org. Il sera mis fin au traitement des données (s’il existe) dans les meilleurs délais et les informations personnelles présentes dans le système seront détruites. Afin de valider la légitimité de la demande, une demande signée, accompagnée de la photocopie d'un titre d'identité valide portant la signature du requérant pourra être demandée. Il conviendra également de confier des coordonnées au CCJP pour faire parvenir une réponse.
N.B : En cas de réponse insatisfaisante, une réclamation peut être introduite auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes. Toute action contentieuse ultérieure éventuelle relèverait de la compétence des juridictions françaises conformément aux règles applicables devant les juridictions administratives et judiciaires, sous réserve de l’application des règles définies par le RGPD.

Annexe – données utilisées pour l’Annuaire

Un document Excel unique contenant les données nécessaires est utilisé aux fins exclusives d'établissement de l'Annuaire. Il est géré par l'Administrateur du Concours qui est la seule personne autorisée à y accéder. L'Annuaire est établi à partir de la transformation de ces données en document Word, puis en document au format pdf.
Sont également conservés par l’Administrateur les échanges entre les personnes ayant accepté, ou refusé, de paraître dans l’Annuaire – soit par email, soit par le biais d’un réseau social, généralement LinkedIn.
La structure des données du document Excel est la suivante :

A. numéro unique de Pictéiste, défini de manière incrémentielle lors de chaque session.
B. année de participation, ou de première présence au Concours pour les personnes autres que les participant- e-s
C. session (francophone, anglophone ou hispanophone)
D. statut lors de l’année visée en B : participant, jury, coach, tuteur/tutrice, « Petit-Bras », membre de l’organisation...
E. genre
F. prénom
G. nom de famille
H. numéro d’équipe, défini de manière incrémentielle lors de chaque session
I. nom actuel de l’Université (ou autre établissement), en français
J. nom actuel de l’Université (ou autre établissement), en anglais
K. ville où se trouve l’Université (ou autre établissement), en français
L. ville où se trouve l’Université (ou autre établissement), en anglais
M. pays où se trouve l’Université (ou autre établissement), en français
N. pays où se trouve l’Université (ou autre établissement), en anglais
O. code de l’équipe (à partir de 2005)
P. nom du coach/tuteur/tutrice
Q. numéro de Pictéiste de la personne visée dans le champ P
R. résultat dans le Concours (demi-finaliste, finaliste, Prix Jean-Pictet)
S. résultat au regard du Prix Gilbert-Apollis
T. type de situation actuelle – voir point 5 ci-dessus
U. sous-catégorie, pour les catégories ONG et organisations internationales dans le champ T, indiquant le nom de l’ONG ou de l’organisation internationale
V. intitulé de la fonction actuelle
W. ville actuelle (zone géographique), en français
X. ville actuelle (zone géographique), en anglais
Y. pays actuel, en français
Z. lieu actuel, en anglais
AA. source de l’information (LinkedIn, Contact direct, URL)
AB. statut LinkedIn par rapport au compte LinkedIn de l’Administrateur (OK, DEM, InMail)
AC. adresse email
AD. fiabilité de l’email (OK, Probable, Manque)
AE. approbation de la publication (OK, DEM, OK voir texte)
AF. texte additionnel à inscrire dans l’Annuaire, si le champ AE est « OK voir texte », par exemple email, téléphone, etc. Champ limité en nombre de caractères par la taille maximale d’une cellule Excel

Adopté par le CCJP, 20 octobre 2018